Whistleblowing QA

Hjem » Kontakt » Whistleblowing QA

Renta-koncernens policy vedrørende Whistleblowing-rapporteringskanalen – Ofte stillede spørgsmål 

Hvad er Whistleblowing-rapporteringskanalen?

• Rentas rapporteringskanal giver mulighed for at indberette om formodede uregelmæssigheder og andre uetiske handlinger, såsom korruption, bestikkelse, chikane eller anden svigagtig opførsel samt handlinger omfattet af whistleblower-direktivet (såsom offentlige dokumenter, færdselssikkerhed, forbrugerbeskyttelse og miljøbeskyttelse).
• En vigtig tilføjelse til de allerede eksisterende, primære rapporteringsmetoder , såsom at kontakte sin egen leder, en anden person i ledelsen, arbejdsmiljøorganisationen, en repræsentant for personalegruppen eller HR.
• Giver en beskyttet, datasikker og anonym måde at rapportere uregelmæssigheder på.

Er der andre, interne rapporteringsmetoder?

• Når du indberetter eventuelle uregelmæssigheder, skal du stadig først kontakte lederen, en anden person i ledelsen eller en anden egnet ansvarlig aktør, f.eks. en repræsentant for personalegruppen eller arbejdsmiljøorganisationen.

Hvorfor er Whistleblowing-rapporteringskanalen vigtig?

• Alle vores medarbejdere og samarbejdspartnere, uanset stilling, har et ansvar for at værne om en god og etisk virksomhedskultur ved at rapportere eventuelle overtrædelser og uregelmæssigheder.
• Tidlig indsats er vigtig for at minimere skader og forhindre uetiske og skadelige aktiviteter.

Hvilken type situation skal jeg indberette? 

• Du kan indberette formodede uregelmæssigheder og andre uetiske handlinger, såsom korruption, bestikkelse, chikane eller anden svigagtig opførsel samt handlinger omfattet af whistleblower-direktivet (såsom offentlige dokumenter, færdselssikkerhed, forbrugerbeskyttelse og miljøbeskyttelse).
• Du behøver ikke bevis for at kunne indberette din mistanke, men indberetningen skal foretages i god tro. Bevidst at indsende en forkert eller skadelig indberetning er forbudt og kan medføre juridiske konsekvenser, såsom erstatningsansvar eller bøder.
• Når det handler om en sag omfattet af whistleblowerloven (f.eks. offentlige aktiviteter, færdselssikkerhed eller forbrugerbeskyttelse) skal indberetning primært foretages via Rentas rapporteringskanal, sekundært via en rapporteringskanal leveret af en kompetent myndighed eller som et sidste alternativ, gennem en offentlig meddelelse.
• Andre bekymrende spørgsmål vedrørende ansættelsesforholdet, såsom løn eller ydelser, skal behandles af den pågældende leder eller direktør.

Hvordan ved jeg, om nogen har handlet på en uetisk måde eller begået en overtrædelse eller en uregelmæssighed?

• Det kan være svært at identificere uetiske handlinger og uregelmæssigheder. Besvarelse af følgende spørgsmål kan hjælpe dig med at identificere uetiske handlinger, overtrædelser og uregelmæssigheder:
  • Er den observerede handling ulovlig?
  • Strider handlingen mod Rentas etiske principper og andre anvisninger?
  • Er handlingen i modstrid med målene for Rentas forretningsdrift?
  • Opfylder aktiviteten vores kunders og andre interessenters forventninger?

På hvilken måde er indberetteren beskyttet?

• Indberetteren kan indberette anonymt. Hvis indberetteren ikke afslører sin identitet ved indberetningen, er han/hun anonym under hele undersøgelsen. Registreringsprocessen er krypteret og beskyttet. Rapporteringskanalen gemmer ikke metadata, der er knyttet til indberetningen, og kan ikke spore indberetterens IP-adresse.
• De indberetninger, der sendes ind via rapporteringskanalen, modtages af og behandles fortroligt og ens af udpegede eksperter (autoriserede personer) hos vores samarbejdspartner. Kun autoriserede personer har adgang til rapporteringskanalen.
• Renta forpligter sig til at beskytte alle personer, der indberetter overtrædelser via rapporteringskanalen. Indberetning skal dog ske i god tro.
• Renta træffer ingen modforanstaltninger mod indberetteren eller andre personer. Renta forhindrer eller forsøger ikke at forhindre indberetteren i at give oplysninger om overtrædelsen. Hvis du føler, at du har været udsat for repressalier, beder Renta dig om øjeblikkeligt at indberette dette via rapporteringskanalen. Repressalier omfatter forringelse af ansættelsesforhold, afskedigelse og anden ugunstig behandling.

Hvordan fungerer Whistleblowing-rapporteringskanalen?

• Whistleblowing-rapporteringskanalen er browserbaseret og fungerer på alle enheder. Du kan indberette på finsk, svensk, norsk, dansk, polsk eller engelsk. 
• Når du har indsendt din indberetning, modtager du en individuel sagskode og en adgangskode. Beskyt dem omhyggeligt. Hvis du glemmer din kode eller adgangskode, vil du ikke længere kunne komme ind i systemet. Derefter skal du lave en ny rapport for at kunne give flere oplysninger om sagen. Hvis du vil, kan vi arrangere et privat møde med dig, hvorefter vi udarbejder et komplet og præcist referat af mødet. Indberetteren har ret til at kontrollere, rette og godkende referatet med sin underskrift.
• De eksterne eksperterne får besked, når der sendes en ny besked til rapporteringskanalen. Login er beskyttet og kræver tofaktor-autentificering.
• De externe eksperterne vurderer situationen og alvorligheden og anmoder om flere oplysninger efter behov. Eksperterne informerer Rentas landechef, økonomichef og administrerende direktør om de modtagne indberetninger, og de beslutter sammen om eventuelle videre foranstaltninger. Når sagen er blevet undersøgt og eventuelle relaterede processer er afsluttet, lukkes sagen og arkiveres i overensstemmelse med bestemmelserne i databeskyttelseslovgivningen.

Hvad sker der med min indberetning?

• De externe eksperterne behandler indberetningen, og Rentas landechef, økonomichef og administrerende direktør træffer beslutning om videre foranstaltninger. Adgang til indberetningen er begrænset til en udvalgt gruppe, og den vil aldrig blive givet til nogen person eller personer, der er nævnt i indberetningen, eller som kan være knyttet til indberetningen.

Hvad sker der, hvis min indberetning vedrører en person, der behandler de indberetninger, der sendes via rapporteringskanalen?

• Hvis indberetningen vedrører en person, der behandler de indberetninger, der sendes via rapporteringskanalen, vil eksperterne straks sikre, at vedkommende ikke deltager i behandlingen af indberetningen.

Hvordan ved jeg, at min indberetning er modtaget?

• Du modtager en bekræftelsesmeddelelse kort tid efter, at du har indsendt indberetningen.

Bliver jeg informeret om, hvordan sagen håndteres eller foranstaltningerne?

• Du bliver informeret om de trufne foranstaltninger og begrundelsen herfor senest tre måneder efter, at du har modtaget bekræftelsesmeddelelsen, medmindre andet er angivet i den gældende lovgivning.

Hvordan kan I garantere min anonymitet?

• Whistleblowing-rapporteringskanalen er fuldstændig adskilt fra Rentas IT-miljø.
• WhistleB, en uafhængig tjenesteudbyder, er ansvarlig for den tekniske udførelse af rapporteringskanalen. Rapporteringsprocessen er krypteret og beskyttet med et stærkt kodeord. WhistleB gemmer ikke metadata, der er knyttet til indberetningen, og kan ikke spore indberetterens IP-adresse. Hverken Renta, den eksterne partner, der håndterer sagerne eller WhistleB kan identificere kilden til indberetningen. Indberetteren forbliver anonym under hele undersøgelsesprocessen.
• Kanalen, som vedligeholdes af WhistleB opfylder kravene i ISO 27001 kvalitetsstandarden og GDPR-kravene.